Ett dynamiskt inköpssystem gör det möjligt för en upphandlande myndighet att få tillgång till ett särskilt brett urval av på förhand kvalificerade leverantörer och på så sätt nyttja konkurrensen på bästa sätt vid inköp av varor och tjänster som regelbundet återkommer.
Ett dynamiskt inköpssystem är inte begränsat till de ursprungliga avtalsparterna på samma sätt som ramavtal är, utan nya leverantörer och ibland även myndigheter kan ansluta i efter hand under dynamiska inköpssystemets giltighetstid. Vidare underlättar dynamiska inköpssystem för små leverantörer att bli kvalificerade och listas bland de leverantörer som upphandlande myndigheten äger rätt att tilldela kontrakt till.
Reglerna om dynamiska inköpssystem har i första hand skapats för inköp av varor, tjänster eller entreprenader som är standardiserade. På sin hemsida skriver Upphandlingsmyndigheten att det inte finns hinder att dynamiska inköpssystem nyttjas vid anskaffning av mer komplicerade inköp om inköpen rör något som den upphandlande myndigheter som ingår i dynamiska inköpssystemet kommer att behöva köpa in vid flera tillfällen och som är allmänt tillgängligt på marknaden.
Inrättandet av dynamiska inköpssystemet
Ett dynamiskt inköpssystem ska drivas som en helt elektronisk process – lämpligtvis genom ett etablerat upphandlingssystem som har stöd för hanteringen av metoden. Dynamiska inköpssystemet ska ha en bestämd giltighetstid och under den tiden vara öppet för varje leverantör som uppfyller kvalificeringskraven. Inrättandet sker genom ett selektivt förfarande enligt LOU.
Ett dynamiskt inköpssystem måste ha en giltighetstid, dock finns det inga bestämmelser om en längsta giltighetstid.
Upphandlande myndigheten får dela in ett dynamiskt inköpssystem i olika kategorier som leverantören får ansöka om att delta i. Kraven i dynamiska inköpssystemet ska vara anpassad utifrån delarna och kraven ska vara proportionerliga i relation till respektive del. Det får inte tas ut någon administrativ avgift av en leverantör som deltar eller vill delta i systemet. Det är även möjligt för leverantören att lämna dynamiska inköpssystemet under giltighetstiden.
Antalet anbudssökande som får delta i systemet får inte begränsas utan alla leverantörer som uppfyller kvalificeringskraven ska ges möjligheten att listas bland kvalificerade leverantörer. Myndigheten som upprättar ett dynamiskt inköpssystem ska pröva en anbudsansökan med tillämpning av kvalificeringskraven enligt 14 kap. LOU inom 10 arbetsdagar från mottagandet av en ansökan. När det finns skäl till det får tidsfristen förlängas till 15 arbetsdagar och under vissa situationer får kvalificeringsperioden förlängas ännu längre förutsatt att inga tilldelningar av kontrakt genomförs i dynamiska inköpssystemet.
En myndighet som inrättar ett dynamiskt inköpssystem ska snarast möjligt underrätta en leverantör om det beslut som har fattats om leverantörens deltagande i det dynamiska inköpssystemet. Ett beslut att inte godkänna en leverantör som deltagare måste motiveras och måste grunda sig på ställda kvalificeringskraven i dynamiska inköpssystemet.
Ett dynamiskt inköpssystem får delas in i kategorier. Kategorierna ska bestämmas objektivt med hänsyn till egenskaperna hos de upphandlingar som ska genomföras inom den berörda kategorin. En uppdelning kan även ske utifrån geografisk indelning vilket framgår av upphandlingsdirektivet, skäl 66.
“För att främja små och medelstora företags möjligheter att delta i stora dynamiska inköpssystem, exempelvis sådana som drivs av en inköpscentral, bör den berörda upphandlande myndigheten kunna dela in systemet i objektivt definierade kategorier av varor, byggentreprenader eller tjänster. Sådana kategorier bör definieras genom en hänvisning till objektiva faktorer som exempelvis kan omfatta största tillåtna storlek på specifika kontrakt som ska tilldelas inom den berörda kategorin eller ett specifikt geografiskt område inom vilket specifika kontrakt ska fullgöras. Om ett dynamiskt inköpssystem delas in i kategorier bör den upphandlande myndigheten tillämpa urvalskriterier som är proportionella i förhållande till särdragen för den berörda kategorin.”
Det bör påpekas att inrättande av dynamiska inköpssystem kräver viss tid för förvaltning och löpande kvalificering av leverantörer. Ett arbete som måste genomföras av den upphandlande myndighet som inrättar och annonserar det dynamiska inköpssystemet.
Tilldelning av kontrakt
När en upphandlande myndighet som är part i det dynamiska inköpssystemet avser att tilldela kontrakt sker detta genom att alla kvalificerade leverantörer inbjuds att lämna anbud för varje enskilt kontrakt. Skälig tid ska ges för leverantören att inkomma med anbud, dock får denna tidsfrist inte understiga tio dagar. Om det dynamiska inköpssystemet har delats in i kategorier av varor, tjänster eller entreprenader, ska myndigheten bjuda in samtliga leverantörer som godkänts som deltagare inom den kategori som motsvarar berörd upphandling att lämna anbud.
Tilldelning av kontrakt sker enligt tilldelningsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga anbud, baserat på kriterier angivna i anbudsinbjudan. Kriterier för tilldelning får avse pris, kostnad eller bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Förfarandet är att likställa med en förnyad konkurrensutsättning men förfarandet tillåter att upphandlande myndigheter lägger till nya krav och förutsättningar som inte ingick bland de krav som ingick vid inrättandet av det dynamiska inköpssystemet.
Den obligatorisk avtalsspärren är inte tillämplig vid tilldelning av kontrakt genom dynamiska inköpssystem, jämför 20 kap. 2 § LOU. Efter tilldelning kan den upphandlande myndigheten tillämpa en frivillig avtalsspärr istället.
Krav i dynamiska inköpssystemet
För att kunna tillgodose behovet bör dynamiska inköpssystemet vara enkelt att nyttja för såväl leverantören som för upphandlande myndigheter. Dynamiska inköpssystem bör dock innehålla kvalificeringskrav för att begränsa leverantörer som saknar förmåga, teknisk kapacitet, ekonomisk ställning att delta i systemet. Urval av kvalificeringskrav framgår av nedanstående förteckning:
- Uteslutning av leverantörer på grund av brott enligt 13 kap. 1 §
- Obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter enligt 13 kap. 2 §
- Missförhållanden i övrigt enligt 13 kap. 3 §
- Behörighet att utöva yrkesverksamhet 14 kap. 2 §
- Ekonomisk och finansiell ställning 14 kap. 3-4 §§
- Teknisk och yrkesmässig kapacitet 14 kap. 5 §
- Kvalitetsledningssystem 15 kap. 14 §
- Miljöledningssystem 15 kap. 15 §
Endast krav enligt 14-15 kap LOU får ställas som kvalificeringskrav till det dynamiska inköpssystemet. Det är därmed viktigt att inte formulera krav på tjänsten, varan eller byggentreprenaden som krav för kvalificering.
Fördelar med ett dynamiskt inköpssystem
Ett dynamiskt inköpssystem medför flera positiva aspekter för såväl upphandlande myndigheter som för leverantörer. Systemet innebär en effektivisering av upphandlingsprocessen. Följande
- Minska administration och effektivisera upphandlingsprocessen.
- Minska ledtider från att behov uppstår till dess att en anskaffning kan realiseras
- Möjliggör konkurrens i varje enskilt projekt/beställning vilket bidrar till bättre priser och högre kvalitet.
- Dynamiska inköpssystemet är öppet vilket möjliggör för företag (nystartade) att ansluta sig i efterhand.
Underlätta användningen av dynamiska inköpssystemet
För att underlätta användningen av dynamiska inköpssystemet bör upphandlaren skapa standardiserade mallar som kan nyttjas i samband med tilldelningen av kontrakt (beställningar). Detta öppnar upp för centraliserat stöd i form av mallar, vägledningar och anvisningar där best-practise kan komma fler till nytta.
September 2019
Jur. kand. Amar Al Djaber