Sedan 2010 har det funnits möjlighet för upphandlande myndigheter och enheter att nyttja elektroniska auktioner vid tilldelning av kontrakt. I Lag (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU, samt Lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, LUF, regleras processen för elektroniska auktioner i 8 kap. Elektroniska metoder för upphandling §§ 15-27. Trots att vi har haft möjlighet att använda e-auktioner i över tio år har metoden inte fått tillräckligt stort genomslag i Sverige.
Med elektronisk auktion, nedan e-auktion, avses en elektronisk process för att presentera nya värden för vissa delar av inlämnade anbud.
E-auktioner kan endast nyttjas om upphandlingsdokumentet kan uttryckas med en hög grad av exakthet. Detta innebär att e-auktioner inte får nyttjas vid upphandlingar som genomförs genom exempelvis konkurrenspräglad dialog eller innovationspartnerskap. Krav på exakthet ska inte tolkas som att e-auktioner inte får nyttjas vid särskilt komplicerade upphandlingar.
Det är snarare utvärderingsmodellen och dess utformning som kan sätta hinder för när en e-auktion kan nyttjas.
Vad är en e-auktion?
En e-auktion är en metod och inget fullständigt upphandlingsförfarande. Syftet med e-auktioner är att bidra med kostnadsbesparingar, minska administrativa kostnader för såväl upphandlare som för anbudslämnare samt bidra till en transparent modell för tilldelning av kontrakt. Det är upp till den upphandlande organisationen att bestämma om e-auktion är en lämplig metod att tillämpa i det enskilda fallet.
När får e-auktion nyttjas?
Det finns många avtalsområden där e-auktion kan vara lämplig att tillämpa. Exempel på upphandlingsföremål kan vara it-utrustning, trycksaker, elkraft, olika typer av inventarier, fordon, livsmedel, förbrukningsmateriel, telefoni, biluthyrning, konsulttjänster etc.
Elektronisk auktion kan användas inom LOU:s och LUF:s samtliga tillämpningsområde, dvs. vid upphandling av varor, tjänster samt byggentreprenader med kontraktsvärden både över och under tröskelvärdena. E-auktioner kan nyttjas i en avslutande fas vid följande upphandlingsförfarande
- Upphandlingar över tröskelvärdet
- öppet förfarande,
- selektivt förfarande
- förhandlat förfarande med föregående annonsering,
- Upphandlingar under tröskelvärdet
- förenklat förfarande
- urvalsförfarande
- Metoder samt övrigt
- Förnyad konkurrensutsättning
- Dynamiskt inköpssystem (selektivt förfarande)
Elektroniska auktioner får användas vid upphandlingar oavsett tilldelningsgrund, dvs. både om kontraktet ska tilldelas med pris eller kostnad som enda kriterium eller genom bästa förhållandet mellan pris och kvalitet.
Förutsättningar
E-auktioner nyttjas främst för att möjliggöra för anbudsgivare att presentera nya lägre priser men kan även nyttjas för att presentera nya uppgifter i ett anbud som kan uttryckas i ett bestämt värde exempelvis genom prisuppgifter, procenttal, leveranstid, poäng, tillgänglighet (SLA-nivåer), inställelsetider etc. Eftersom värdet inte nödvändigtvis behöver vara nominellt torde det finns möjlighet i en e-auktion formulera värden i ja/nej frågor eller på ett annat sätt.
En förutsättning för att nyttja e-auktion är att lämnat värde ska kunna rangordnas utifrån tillämpad utvärderingsmodell. I upphandlingslagstiftningen talas det om att anbuden måste rangordnas med användning av en matematisk formel. När anbuden ska rangordnas med hänsyn till bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, ska den matematiska formeln beakta viktningen av de kriterier som fastställts för att bestämma vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga.
Uppdaterade anbuden kan därmed innebära såväl lägre som högre värden för dessa parametrar beroende på hur e-auktionen utformas.
Om del i anbudet avser utvärderingskriterium med inslag av subjektivbedömning eller innebär någon form av intellektuell prestation som ska bedömas av en arbetsgrupp kan sådan del inte bli föremål för tilldelning genom e-auktion.
Av 8 kap 19 § LOU/LUF framgår vilka uppgifter som måste finnas med i upphandlingsdokumenten för att möjliggöra användningen av e-auktioner. Dessa redovisas kortfattat nedan:
- Vilka delar av anbuden som omfattas av e-auktion
- Eventuella gränser för de värden som kan offereras och angivande av minsta intervall för skillnaden mellan anbuden
- Vilka uppgifter som kommer att tillgängliggöras och hur detta görs, (möjligheter finns att röja information som annars omfattas av absolut sekretess)
- Information om förutsättningar, elektroniska verktyg, tidpunkter och hur auktionen avslutas.
Process för elektronisk auktion
Det är ett krav att redan i annonsen om upphandlingen informera om att e-auktionen kommer att nyttjas och förutsättningen för genomförandet av e-auktionen.
Efter anbudsöppning ska prövning och utvärdering av anbuden ske och endast anbud som inte är föremål för uteslutning och diskvalificering får inbjudas att delta i e-auktionen. Anbud får därmed inte vara ogiltiga, oacceptabla eller olämpliga. Innan sådan inbjudan ska upphandlande myndigheten eller enheten genomföra en preliminär utvärdering, i lagtext anges att en första utvärdering av anbud ska genomföras.
I samband med inbjudan till e-auktionen ska upphandlande myndigheten/enheten informera om första utvärderingen av anbuden. Inbjudan ska även innehålla den matematiska formeln som bygger på den utvärderingsmodell som tillämpas i upphandlingen. Från det att inbjudan skickats till alla kvalificerade anbudsgivare ska en tidsfrist på två arbetsdagar tillämpas.
Vid genomförande av e-auktion ska den upphandlande myndigheten eller enheten lämna tillräckliga upplysningar för att respektive anbudsgivare ska ha kännedom om sin plats i rangordningen. Det är därmed frivilligt för upphandlande myndigheter och enheter att publicera information om konkurrenters startvärde, uppdaterade värden om så angetts i upphandlingsdokumenten. Antal deltagare i e-auktionen får alltid publiceras även om detta inte angetts i upphandlingsdokumentet.
För att deltagarna i e-auktionen ska få rätta förutsättningar bör dock en ögonblicksbild kunna lämnas om differensen mellan det egna värdet och bästa värdet.
Det saknas uttömmande bestämmelser i LOU/LUF om hur e-auktionen ska genomföras. Det är därmed upp till upphandlande organisation att beskriva hur e-auktionen genomförs med beaktande av EU-rättsliga grundprinciper och de förutsättningar som beskrivits ovan.
Avslutande av en e-auktion sker:
- vid den tidpunkten som angetts i upphandlingsdokumentet,
- när det inte längre lämnats några nya giltiga värden efter en viss tidsfrist, eller
- när auktionsetapper som beskrivits i upphandlingsdokumentet har genomförts.
När e-auktionen har avslutats ska tilldelningen av kontraktet eller ramavtalet ske på grundval av resultaten av auktionen och det är inte möjligt att i det skedet förhandla om lämnade anbuden. Om tillämpligt förfarande medger en rätt till förhandling ska förhandlingen ha genomförts innan tidpunkten för inbjudan till e-auktion.
För att lyckas med en e-auktion krävs:
- Tillräcklig konkurrens bland leverantörer
- Värdet som är föremål för e-auktion är specificerat och kravställt i tillräcklig utsträckning
- Värdet som är föremål för e-auktion är helt jämförbart mellan de olika anbuden
- Värdet är föremål för e-auktion går att utvärdera utan inslag av subjektivitet, i lagtext talas det om automatiska utvärderingsmetoder
- relevant information om förfarandet och utvärderingsmetod lämnas till alla anbudsgivare
- i tillräcklig utsträckning ange förutsättningarna för e-auktionen, antal auktionsetapper, minsta skillnader i anbuden i förhållande till ledande anbudet, tidsfrister och villkor för hur e-auktionen avslutas.